E-Mail-Hosting DSGVO-konform aus Deutschland

Eigener Mailserver statt Gratis- oder US-Anbieter: Serverstandort Deutschland, Verschlüsselung, DKIM/DMARC/SPF, Spam- und Virenschutz sowie GoBD-konforme Archivierung – betrieben von Ihrem festen Ansprechpartner.

Kostenlose Erstberatung Kosten-Nutzen-Rechner
Serverstandort DE
DSGVO-konform, ohne Cloud Act
Verschlüsselt & gefiltert
TLS, Spam- & Virenschutz
GoBD-Archivierung
revisionssicher aufbewahrt
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Eigener Mailserver statt Gratis- oder US-Anbieter

E-Mail ist das Rückgrat der Geschäftskommunikation – und damit eine der sensibelsten Datenquellen im Unternehmen. Wer geschäftliche Post über kostenlose Privatkonten oder US-Cloud-Dienste abwickelt, gibt Kontrolle ab: Daten liegen außerhalb der EU, unterliegen der US-Jurisdiktion (Cloud Act) und sind datenschutzrechtlich angreifbar.

Ein eigener, professionell betreuter Mailserver gibt Ihnen die Kontrolle zurück: Postfächer unter Ihrer eigenen Domain, volle Datenhoheit, planbare Kosten und eine saubere DSGVO-Grundlage – ohne dass Sie selbst Mailserver-Know-how vorhalten müssen.

Serverstandort DE

Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren – DSGVO-konform und unabhängig von US-Recht.

Eigene Domain

Professionelle Adressen unter Ihrer Domain statt anonymer Gratis-Endungen – mit beliebig vielen Postfächern.

Planbare Kosten

Feste Hosting- und Betreuungskosten statt pro Postfach steigender Abo-Gebühren.

Persönliche Betreuung

Ein fester Ansprechpartner statt anonymer Hotline – wir kennen Ihre Umgebung und reagieren schnell.

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Was DSGVO-konformes Mail-Hosting bedeutet

DSGVO-Konformität ist kein Etikett, sondern ein Zusammenspiel aus Standort, Technik und Vertrag. Wir setzen alle drei Ebenen sauber um.

Serverstandort Deutschland

Ihre E-Mails und personenbezogenen Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und gespeichert – unter deutscher und europäischer Rechtsprechung.

Verschlüsselung

Transportverschlüsselung (TLS) für den Versand und Abruf sowie technisch-organisatorische Schutzmaßnahmen schützen Ihre Kommunikation.

AV-Vertrag

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO regelt den Zugriff rechtssicher – für Ihre Dokumentationspflichten.

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Die Technik dahinter

Wir setzen auf bewährte Open-Source-Komponenten und konfigurieren sie so, dass Ihre Mails sicher ankommen – und Ihre Domain nicht missbraucht werden kann.

Stalwart / Roundcube

Performante Mailserver-Suite mit modernem Webmail, IMAP/SMTP und Volltextsuche – kompatibel mit Outlook, Thunderbird und Apple Mail.

DKIM / DMARC / SPF

Korrekt eingerichtete Authentifizierungs-Einträge schützen vor Fälschungen und verbessern die Zustellbarkeit Ihrer Mails.

Spam- & Virenschutz

Mehrstufige Filter mit Spam-Erkennung, Virenscanner und Reputationsprüfung halten unerwünschte Mails fern.

GoBD-Archivierung

Revisionssichere, unveränderbare Archivierung mit Volltextsuche und Deduplizierung über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

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Migration bestehender Postfächer

Der Wechsel zum eigenen Mailserver muss Ihr Tagesgeschäft nicht stören. Wir migrieren Postfächer inklusive Mails, Ordnern, Kontakten und Kalendern – in der Regel parallel zum laufenden Betrieb.

  • Übernahme von Mails, Ordnern, Kontakten & Kalendern
  • Saubere Umstellung der DNS- und MX-Einträge
  • Einrichtung Ihrer Clients und mobilen Geräte
  • Migration parallel zum laufenden Betrieb
  • Keine verlorenen Nachrichten beim Übergang
Teil eines größeren Workspace: E-Mail lässt sich mit Cloud-Speicher, Chat und Video zu einem vollständigen Open-Source-Workspace kombinieren – etwa als Teil einer Cloud-Lösung für kleine Unternehmen. Für regulierte Finanzunternehmen unterstützen wir zudem bei DORA-konformer IT.
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Eigener DSGVO-Mailserver im Vergleich

Ein eigener, betreuter Mailserver vereint Datenhoheit, planbare Kosten und vollen Funktionsumfang – im Gegensatz zu US-Suiten und Gratis-Maildiensten.

Kriterium Eigener DSGVO-Mailserver Microsoft 365 Google Workspace Gratis-Mailer
Serverstandort Deutschland US-Konzern US-Konzern meist außerhalb EU
DSGVO & AV-Vertrag ja, inklusive mit Einschränkungen mit Einschränkungen ungeeignet
Eigene Domain ja ja ja nein
GoBD-Archivierung integriert Zusatzmodul Zusatzmodul nicht vorgesehen
Kosten pro Postfach planbar, nicht pro Kopf Abo je Nutzer/Monat Abo je Nutzer/Monat kostenlos
Spam- & Virenschutz mehrstufig ja ja eingeschränkt
Ansprechpartner persönlich, fest anonyme Hotline anonyme Hotline kein Support
Konkret rechnen: Mit unserem Kosten-Nutzen-Rechner vergleichen Sie die monatlichen Kosten eines eigenen Mailservers direkt mit Microsoft 365 und Google Workspace.

Ihre E-Mail, DSGVO-konform und sicher.

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Postfach-Migration, Archivierung und Kosten für Ihr Unternehmen – unverbindlich und auf Augenhöhe.

Erstgespräch vereinbaren +49 211 542 496 65

Häufige Fragen

DSGVO-konformes E-Mail-Hosting bedeutet, dass Ihre E-Mails und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet werden. Dazu gehören ein Serverstandort in Deutschland, eine Transportverschlüsselung (TLS), technisch-organisatorische Schutzmaßnahmen und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag). So bleiben Ihre Kommunikationsdaten unter deutscher und europäischer Rechtsprechung.

Bei Gratis-Maildiensten und US-Anbietern liegen Ihre Daten häufig außerhalb der EU und unterliegen der US-Jurisdiktion (Cloud Act). Geschäftliche Kommunikation auf kostenlosen Privatkonten ist zudem datenschutzrechtlich problematisch. Ein eigener, betreuter Mailserver gibt Ihnen volle Kontrolle über Postfächer, eine professionelle Adresse unter Ihrer Domain, planbare Kosten und eine saubere DSGVO-Grundlage.

Wir betreiben die Mailserver ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Ein Zugriff durch Dritte findet nicht statt, und Ihre Daten unterliegen der DSGVO statt der US-Jurisdiktion. Den Zugriff im Rahmen der Betreuung regeln wir transparent über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Wir setzen auf die Open-Source-Mailserver-Suite Stalwart in Kombination mit dem Webmailer Roundcube. Für Zustellbarkeit und Schutz vor Fälschungen richten wir DKIM, DMARC und SPF korrekt ein. Ergänzend sorgen Spam- und Virenschutz für saubere Postfächer. Der Zugriff erfolgt per IMAP, SMTP und Webmail – kompatibel mit Outlook, Thunderbird, Apple Mail und mobilen Geräten.

Eingehende und ausgehende E-Mails werden durch mehrstufige Filter geprüft: Spam-Erkennung, Virenscanner und Reputationsprüfungen halten unerwünschte und schädliche Nachrichten zuverlässig fern. Durch korrekt konfigurierte DKIM-, DMARC- und SPF-Einträge schützen wir zugleich Ihre Domain vor Missbrauch und verbessern die Zustellbarkeit Ihrer Mails.

Steuerlich oder handelsrechtlich relevante E-Mails müssen revisionssicher und unveränderbar aufbewahrt werden. Eine GoBD-konforme Archivierung speichert Ihre geschäftliche Korrespondenz automatisch, unveränderbar und über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg – mit Volltextsuche und Deduplizierung, sodass Sie bei Bedarf jederzeit nachweisfähig sind.

Ja. Wir migrieren bestehende Postfächer inklusive E-Mails, Ordnerstrukturen, Kontakten und Kalendern auf den neuen Mailserver – in der Regel parallel zum laufenden Betrieb. Wir planen die Umstellung gemeinsam, passen die DNS-Einträge an und richten Ihre Clients ein, sodass keine Nachrichten verloren gehen und Ihr Tagesgeschäft ungestört bleibt.

Ja. Da wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO ab. Damit erfüllen Sie Ihre Dokumentationspflichten und haben eine rechtssichere Grundlage für den Betrieb Ihres E-Mail-Hostings.

Statt fester Abo-Kosten pro Nutzer und Monat zahlen Sie planbare Hosting- und Betreuungskosten, die nicht linear mit jedem Postfach steigen. Gerade bei wachsenden Teams ist das oft günstiger – bei voller Datenhoheit. Für einen konkreten Vergleich nutzen Sie unseren Kosten-Nutzen-Rechner.

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Garske Systems
Inh. Patrick Garske
An der Bausenheide 55
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